Sehr geehrte Antragstellerin, sehr geehrter Antragsteller,

Wir danken Ihnen für Ihr Interesse an ORAC und für Ihre Bewerbung.

Ihre Privatsphäre ist ORAC wichtig. Deshalb möchten wir transparent machen, wie wir Ihre persönlichen Daten während des Einstellungsverfahrens verarbeiten.

Mit der Bewerbung um eine Stelle im Unternehmen bestätigt der Bewerber bzw. die Bewerberin, dass er bzw. sie diese Richtlinie gelesen hat und versteht, wie das Unternehmen seine/ihre personenbezogenen Daten verarbeitet.

Dieser Hinweis gilt, unabhängig von ihrer Staatsangehörigkeit oder ihrem Wohnsitz, für folgende Personen:

• jede natürliche Person, die sich aufgrund eines Stellenangebots auf eine bestimmte Stelle bewirbt, um eine freie Stelle zu besetzen  
• jede natürliche Person, die sich von sich aus mit dem Ziel bewirbt, dass ihr Lebenslauf in die Bewerberdatenbank aufgenommen wird
• jede natürliche Person, deren Lebenslauf oder Kontaktdaten ORAC durch einen Dritten, eine Personalvermittlungsagentur oder auf Empfehlung einer anderen Person übermittelt wurden.

Im Rahmen Ihrer Bewerbung verarbeitet ORAC insbesondere folgende personenbezogenen Daten:

• Identifikationsdaten wie Name, Vorname, Familienstand, Geburtsdatum und -ort, Alter und Geschlecht, Wohnanschrift, E-Mail-Adresse, Staatsangehörigkeit etc.;
• Daten zu Studium und Ausbildung: Bildung, Ausbildung, Diplome, Zeugnisse; erworbene Fähigkeiten und Qualifikationen;
• Angaben zum Beruf: derzeitige Position und Zuständigkeiten, frühere berufliche Positionen und Erfahrungen, Datum des Ausscheidens, Grund für das Ausscheiden, Arbeitsbedingungen sowie berufliche Qualifikationen und Fähigkeiten; Angaben zur Mobilität (Führerschein, Verkehrsmittel, Bereitschaft zum Umzug);
• Informationen und Erwartungen in Bezug auf Finanzen und Vergütung;
• Daten aus Wissens- und Kompetenztests: Diese Daten werden nur erhoben, wenn Sie aufgrund Ihres Lebenslaufs nach einer ersten Analyse als für eine Stelle geeignet angesehen werden;
• Daten aus Persönlichkeitstests: Diese Daten werden nur erhoben, wenn Ihr Lebenslauf für künftige Vorstellungsgespräche einbehalten wird;  
• Daten aus persönlichen Gesprächen;
• Unsere Website verwendet Cookies, die auch Ihre persönlichen Daten verarbeiten können, etwa die IP-Adresse, das Surfverhalten auf der Website usw. Weitere Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten mithilfe von Cookies finden Sie in unserer Internet- und Cookie-Richtlinie  
  

ORAC ist bestrebt, alle für die Einstellung relevanten Daten direkt von den Bewerbern zu erhalten.

Falls erforderlich, wird ORAC einen oder mehrere frühere Arbeitgeber kontaktieren, um weitere Informationen über Sie und Ihre Berufserfahrung zu erhalten. Dies geschieht erst in der letzten Phase des Verfahrens und nach Einholung Ihrer Zustimmung.

ORAC verlangt keinen Strafregisterauszug, außer für bestimmte Positionen, für die dies gesetzlich vorgeschrieben ist.  

ORAC beschränkt die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf das, was für die Einstellung und Auswahl von Bewerbern erforderlich ist, um zu prüfen, inwieweit Ihre Motivation, Kenntnisse, Einstellungen, Kompetenzen und Erfahrungen der Unternehmenskultur und dem Profil der Stelle, für die Sie sich bewerben, entsprechen.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten hat immer eine Rechtsgrundlage, die je nach Zweck zulässig ist, wie zum Beispiel:

1. Einwilligung: Sie haben Ihre ausdrückliche Einwilligung zur Übermittlung Ihres Lebenslaufs erteilt, um an dem Einstellungsverfahren teilzunehmen.
2. Vertragserfüllung: Wir verarbeiten Ihre Daten, soweit es für Ihre Teilnahme am Einstellungsverfahren erforderlich ist. Wir benötigen diese Daten insbesondere, um Vorstellungsgespräche, Treffen usw. zwischen Ihnen und ORAC zu arrangieren. Die Verarbeitung dieser Daten dient dem Ziel, vorvertragliche Maßnahmen und die Begründung des Vertragsverhältnisses zwischen Ihnen und ORAC zu ermöglichen.  
3. Gesetzliche Verpflichtungen: Die Verarbeitung ist erforderlich, um einer gesetzlichen Verpflichtung des Unternehmens nachzukommen, z. B. für die Erstellung einer Teilnahmebescheinigung für VDAB, Actiris oder Forem auf Antrag des Bewerbers; 
   Erstellung eines Formulars zum Gesundheitszustand im Hinblick auf eine Position im Sicherheitsbereich, eine Position mit erhöhter Wachsamkeit oder eine Tätigkeit mit besonderem Risiko (Art. I. 4-46 des belgischen Gesetzes über das Wohlbefinden am Arbeitsplatz – Loi relative au bien-être des travailleurs lors de l’exécution de leur travail).
4. Berechtigtes Interesse: Wir verarbeiten Ihre Daten, sofern dies zur Wahrnehmung der berechtigten Interessen von ORAC erforderlich ist. Wir tun dies mit dem Ziel, Ihre Bewerbung korrekt zu beurteilen, vorausgesetzt, dass Ihre Interessen oder Grundrechte und -freiheiten nicht überwiegen. Wir können zum Beispiel:
   • Ihre personenbezogenen Daten an Zentren übermitteln, die Persönlichkeitsanalysen durchführen. Bei diesen Beurteilungen werden Charaktereigenschaften, Verhaltensweisen und Einstellungen mit Hilfe verschiedener Techniken bewertet, am häufigsten mit Hilfe von Fragebögen zur Selbsteinschätzung und ausführlichen Beurteilungen aufgrund von Gesprächen. Diese Daten werden nur verarbeitet, um Ihre Eignung für die Stelle zu beurteilen, auf die Sie sich beworben haben. Bei diesem Verfahren wird keine automatisierte Entscheidungsfindung eingesetzt.
   •   Aufnahme Ihres Lebenslaufs in unsere Bewerberreserve. Wenn Sie sich auf eine Stelle bewerben und nicht eingestellt werden, können wir Ihre Daten in unserer Bewerberreserve speichern. Auf diese Weise können wir uns mit Ihnen in Verbindung setzen, sobald eine Stelle frei wird, die Sie interessieren könnte.
     

ORAC kann verschiedene Kanäle nutzen, um die richtige Person für eine Stelle zu finden. Dies kann über Websites, soziale Medien (LinkedIn, Facebook), spezielle Arbeitsvermittlungs-Websites oder über Dritte wie Personalvermittlungs- und -auswahlagenturen geschehen. 

Sofern die Verarbeitung Ihres Lebenslaufs durch diese Dritten oder über soziale Medien erfolgt, empfehlen wir, deren Geschäftsbedingungen und Datenschutzrichtlinien zu lesen, um festzustellen, wie sie Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. ORAC kann weder für die Art und Weise, wie Dritte Ihre personenbezogenen Daten verwenden, noch für die Inhalte, die sie auf ihren Websites veröffentlichen, haftbar gemacht werden.

Im Rahmen des Einstellungs- und Auswahlverfahrens haben nur die am Einstellungs- und Auswahlverfahren beteiligten Personen Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten. Ihre personenbezogenen Daten werden zu den oben genannten Zwecken und nach dem Grundsatz „Kenntnis nur, sofern erforderlich“ an die mit den verschiedenen Verarbeitungen betrauten Empfänger übermittelt.

Die Personalabteilung verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Einstellungs- und Auswahlverfahrens.

Im Rahmen der Auswahl haben die mit der Talentakquise betrauten und am Verfahren (z. B. als Partner im Vorstellungsgespräch oder Personalleiter) beteiligten Personen Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten, um Ihre Eignung für die Stelle zu beurteilen.

ORAC kann Ihre personenbezogenen Daten an verschiedene externe spezialisierte Dienstleister im Bereich der Personalbeschaffung und -auswahl übermitteln: für Vorstellungsgespräche, Qualifikations-, Persönlichkeits- und Kompetenztests. Wir arbeiten nur mit Partnern zusammen, die anerkannte Best Practices der Branche anwenden, und unterliegen direkt den Bestimmungen der DSGVO. Dies bedeutet, dass Ihre personenbezogenen Daten von diesen Organisationen in Übereinstimmung mit den Verpflichtungen der DSGVO geschützt werden.

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nicht in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums.

Wir können Ihre Daten an andere ORAC-Stellen weitergeben, auch im Vereinigten Königreich und außerhalb der EU bzw. des EWR. Diese ORAC-Stellen unterliegen einer konzerninternen Vereinbarung, die gewährleistet, dass für solche Übermittlungen angemessene Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden.

ORAC verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie es für die Zwecke, für die wir sie benötigen, erforderlich ist.

Wenn Sie sich auf eine Stelle bewerben und nicht eingestellt werden, kann ORAC Ihre personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von 2 Jahren, gerechnet ab dem letzten Kontakt mit Ihnen, für mögliche zukünftige Beschäftigungschancen aufbewahren. Nach Ablauf dieser Frist dürfen wir Ihre Daten nur aufbewahren, sofern Sie uns Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilen.  Wenn wir nach Ablauf dieser Frist nicht Ihre ausdrückliche Einwilligung erhalten, werden Ihre personenbezogenen Daten anonymisiert. Das bedeutet, dass Ihre Daten weiterhin für statistische Zwecke zur Verfügung stehen, Sie aber nicht mehr identifiziert werden können.

Im Falle eines Stellenangebots ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch ORAC für die Personal- und Lohnverwaltung sowie für die Erfüllung des Arbeitsvertrags und die Einhaltung gesetzlicher Pflichten erforderlich. Über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch ORAC im Rahmen der Personal- und Lohnverwaltung werden Sie zu Beginn Ihres Arbeitsverhältnisses mit ORAC näher informiert.

Die DSGVO sieht vor, dass Sie verschiedene Rechte haben, wie z. B.:

• das Recht auf Zugang zu Ihren Daten,
• das Recht, sie zu korrigieren,
• das Recht, sie zu löschen (bekannt auch als Recht auf Vergessenwerden),
• das Recht, der Verarbeitung zu widersprechen, und
• das Recht auf Übertragbarkeit. 

Einige gelten für die gesamte Verarbeitung der Sie betreffenden Daten, andere hängen von der Art der Verarbeitung und der Rechtsgrundlage ab, auf der die Verarbeitung erfolgt (Vertrag, rechtliche Verpflichtung, Einwilligung, berechtigtes Interesse usw.).

Falls Sie Ihre Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen; Sie können uns auffordern, Sie nicht mehr über Karrierechancen zu informieren und Ihre personenbezogenen Daten in unseren Systemen zu anonymisieren. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung auf der Grundlage der Einwilligung vor einem solchen Widerruf bleibt von Letzterem allerdings unberührt. Bitte beachten Sie, dass ORAC trotz des Widerrufs der Einwilligung Ihre personenbezogenen Daten weiterhin verarbeiten oder dazu verpflichtet sein kann, wenn dies auf einer anderen rechtlichen Grundlage (z.B. einer gesetzlichen Verpflichtung) beruht. 

Wenn Sie eines der oben genannten Rechte ausüben wollen, muss Ihr Antrag Folgendes enthalten: 
 

• das/die Recht(e), das/die Sie ausüben möchten, UND
• die Verarbeitung(en), auf die sich Ihr Antrag bezieht, UND
• Ihre persönlichen Identifikationsdaten, damit wir überprüfen können, ob Sie, der Antragsteller, tatsächlich die von der genannten Verarbeitung betroffene Person sind.

Um von Ihrem Recht Gebrauch zu machen, senden Sie das datierte und unterzeichnete Antragsformular

• per E-Mail an: [email protected], oder
• per Post an: Biekorfstraat 32, 8400 Oostende

Die Ausübung Ihrer Rechte ist kostenlos, aber im Falle eindeutig unbegründeter oder überzogener Forderungen sieht die DSGVO die Möglichkeit vor, den Antrag abzulehnen und angemessene Kosten für den damit verbundenen Verwaltungsaufwand zu berechnen.  

In jedem Fall werden wir Sie so schnell wie möglich, spätestens jedoch einen Monat nach Eingang Ihres Antrags, über den Stand der Bearbeitung informieren.

Wenn Sie glauben, dass der Arbeitgeber Ihre personenbezogenen Daten nicht im Einklang mit den geltenden Vorschriften geschützt oder verarbeitet hat, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde einzureichen.

Datenschutzbehörde (GBA) 
Drukpersstraat 35 – 1000 BRÜSSEL 
Telefon: 02-274 48 00 
E-Mail-Adresse: [email protected]
Website: https://www.autoriteprotectiondonnees.be 
 

Die ORAC ergreift technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Informationssysteme und Dienste, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu gewährleisten.

Diese Maßnahmen umfassen physische und operative Sicherheitsvorkehrungen, physische und Systemzugangskontrollen, Vertraulichkeitsklauseln und kontinuierliche Sensibilisierungsmaßnahmen für die am Einstellungs- und Auswahlverfahren beteiligten Personen und Dritten.