Privacyverklaring sollicitanten

Beste sollicitant,

Bedankt voor je interesse in ORAC en voor je sollicitatie.

Jouw privacy is belangrijk voor ORAC, daarom willen we transparant zijn over de manier waarop we je persoonlijke gegevens verwerken tijdens het wervingsproces.

Door te solliciteren naar een baan bij het bedrijf erkent de sollicitant dit beleid te hebben gelezen en te begrijpen hoe het bedrijf zijn persoonlijke gegevens verwerkt.

Deze informatienota is van toepassing op de volgende personen, ongeacht hun nationaliteit of verblijfplaats:

• elke natuurlijke persoon die, met het doel op een openstaande vacature, solliciteert naar een specifieke baan naar aanleiding van een vacature
• elke natuurlijke persoon die spontaan solliciteert met als doel dat zijn/haar/hun cv wordt opgenomen in de sollicitantendatabank
• iedere natuurlijke persoon wiens CV of contactgegevens aan ORAC zijn verstrekt door een derde partij, een wervings- en selectiebureau of op verwijzing of aanbeveling van een derde persoon

In het kader van je sollicitatie verwerkt ORAC, met name, de volgende persoonsgegevens:

• identificatiegegevens, zoals je naam, voornaam, burgerlijke staat, geboortedatum en -plaats, leeftijd en geslacht, woonadres, e-mailadres, nationaliteit etc.;
• gegevens met betrekking tot studie, training en opleiding: gevolgde opleiding/scholing, training, diploma's, certificaten; verworven vaardigheden en bekwaamheden;
• beroepsinformatie: huidige functie en verantwoordelijkheden, eerdere professionele functies en ervaring, datum van vertrek, reden van vertrek, werkomstandigheden en professionele bekwaamheden en vaardigheden; gegevens met betrekking tot mobiliteit (rijbewijs, vervoermiddel, bereidheid om te verhuizen);
• financiële gegevens of informatie en verwachtingen met betrekking tot loon/salaris;
• gegevens uit kennis- en vaardigheidstests: deze gegevens worden alleen verzameld als je cv na een eerste analyse geschikt wordt geacht voor een functie;
• gegevens uit persoonlijkheidstests: deze gegevens worden alleen verzameld als je cv wordt bewaard voor verdere sollicitatiegesprekken;  
• gegevens uit individuele interviews;
• onze website maakt gebruik van cookies die mogelijk ook je persoonlijke gegevens verwerken, zoals je IP-adres, website browse data etc. Meer informatie over de verwerking van je persoonlijke gegevens met behulp van cookies vind je in ons Internet- en Cookiebeleid.  
  

ORAC streeft ernaar om alle relevante informatie voor werving en selectie rechtstreeks van de sollicitant te verkrijgen.

Indien nodig neemt ORAC contact op met een of meer vorige werkgevers om meer te weten te komen over jou en je werkervaring. Dit gebeurt alleen in de laatste fase van het proces en na het verkrijgen van je toestemming.

ORAC vraagt geen uittreksel uit het strafregister (verklaring omtrent gedrag) op, behalve voor specifieke functies waarvoor dit wettelijk verplicht is. 

ORAC beperkt het verzamelen en verwerken van je persoonsgegevens tot wat nodig is voor werving en selectie om na te gaan in hoeverre je motivatie, kennis, houding, vaardigheden en ervaring aansluiten bij de bedrijfscultuur en het profiel van de functie waarop je solliciteert.

De verwerking van je persoonlijke gegevens heeft altijd een wettelijke basis die is goedgekeurd op basis van het doel, zoals bijvoorbeeld:

1. Toestemming: je hebt uitdrukkelijk toestemming gegeven door je CV te sturen om deel te nemen aan het wervings- en selectieproces
2. Uitvoering van een contract: wij verwerken je gegevens die nodig zijn om deel te nemen aan het wervings- en selectieproces. We hebben deze gegevens met name nodig om interviews, gesprekken etc. tussen jou en ORAC te organiseren. Wij vertrouwen op de uitvoering van precontractuele initiatieven en de totstandkoming van de contractuele relatie tussen jou en ORAC om deze gegevens te verwerken. 
3. Wettelijke verplichtingen: de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting van het bedrijf, zoals voor het opstellen van een aanwezigheidsbewijs voor VDAB, Actiris of Forem op verzoek van de aanvrager; het opstellen van een evaluatieformulier voor je gezondheid voor een veiligheidsfunctie, een functie die verhoogde waakzaamheid vereist of een activiteit met een bijzonder risico (Art. I. 4-46 codex Welzijn op het werk van de Belgische Welzijnswet).
4. Gerechtvaardigd belang: wij verwerken je gegevens wanneer dit noodzakelijk is voor het gerechtvaardigd belang van ORAC. Wij doen dit met het doel op een correcte beoordeling van je sollicitatie op voorwaarde dat je belangen of fundamentele rechten en vrijheden niet prevaleren. Bijvoorbeeld wanneer we: 
   
   • Je persoonlijke gegevens doorgeven aan centra die persoonlijkheidstests/assessments uitvoeren. Deze tests/assessments evalueren karaktereigenschappen, gedrag en houdingen via verschillende technieken, meestal via zelfrapportage vragenlijsten en uitgebreide (op interview gebaseerde) assessments. Deze gegevens worden alleen verwerkt om te beoordelen of je geschikt bent voor de functie waarvoor je hebt gesolliciteerd. Tijdens dit proces wordt geen gebruik gemaakt van geautomatiseerde besluitvorming.
   • Je CV opnemen in onze sollicitantendatabank. Als je solliciteert naar een baan en niet wordt aangenomen, kunnen we je gegevens mogelijk bewaren in onze sollicitantendatabank. Op die manier kunnen we contact met je opnemen als er een vacature vrijkomt waarin je mogelijk geïnteresseerd bent.
     

ORAC kan verschillende kanalen gebruiken om de juiste persoon voor een baan te vinden. Dit kan zijn via websites, sociale media (LinkedIn, Facebook), specifieke vacaturewebsites of via derden zoals wervings- en selectiebureaus. 

Als de verwerking van je cv wordt gedaan door deze derden of sociale media, is het raadzaam om hun algemene voorwaarden en privacybeleid te lezen om te controleren hoe zij je persoonlijke gegevens verwerken. ORAC kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de manier waarop derden je persoonsgegevens gebruiken, noch voor de inhoud die zij op hun websites publiceren.

In het kader van werving en selectie is de toegang tot je persoonlijke gegevens beperkt tot de personen die betrokken zijn bij het wervings- en selectieproces. Je persoonlijke gegevens worden doorgegeven aan ontvangers die verantwoordelijk zijn voor de verschillende activiteiten voor de verwerking voor de bovengenoemde doeleinden en op een 'need-to-know' basis.

De HR-afdeling verwerkt je persoonlijke gegevens als onderdeel van de wervings- en selectieprocedure.

In het kader van het selectieproces hebben de personen die verantwoordelijk zijn voor de werving van talent en betrokken zijn bij het proces (bijv. als interviewer of wervingsmanager) toegang tot je persoonlijke gegevens om je geschiktheid voor de functie te beoordelen.

ORAC kan je persoonsgegevens doorgeven aan verschillende externe bedrijven die gespecialiseerde diensten leveren op het gebied van werving en selectie: voor de initiële sollicitatiegesprekken, vaardigheids-, persoonlijkheids- en competentietests. We maken alleen gebruik van partners die erkende best practices uit de sector gebruiken en zijn direct onderworpen aan de wet- en regelgeving die door de AVG/GDPR wordt opgelegd. Dit houdt in dat je persoonlijke gegevens door deze organisaties worden beschermd in overeenstemming met de door de AVG/GDPR vereiste verplichtingen.

Wij geven je persoonlijke gegevens niet door naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Wij kunnen je gegevens delen met andere ORAC rechtspersonen, inclusief het Verenigd Koninkrijk, buiten de EU/EER. ORAC rechtspersonen hebben een Intragroep Overeenkomst die garanderen dat er passende waarborgen voor dergelijke overdrachten zijn.

ORAC verwerkt je persoonsgegevens zo lang als nodig is voor de doeleinden waarvoor wij ze benodigen.

Als je solliciteert naar een baan en niet wordt aangenomen, kan ORAC je persoonsgegevens gedurende 2 jaar, gerekend vanaf ons laatste contact met je, bewaren voor mogelijke toekomstige vacatures. We kunnen je gegevens na deze periode alleen bewaren als je ons hiervoor uitdrukkelijk toestemming geeft.  Als we na deze periode geen expliciete toestemming van je krijgen, worden je persoonlijke gegevens geanonimiseerd. Dit betekent dat je gegevens nog steeds beschikbaar zijn voor statistische rapportagedoeleinden, maar niet langer kunnen worden geïdentificeerd.

In het geval dat je een baan krijgt aangeboden is de verwerking van je persoonsgegevens door ORAC noodzakelijk voor de personeels- en salarisadministratie, alsmede voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst en het voldoen aan wettelijke verplichtingen. Bij aanvang van je dienstverband bij ORAC wordt je nader geïnformeerd over de verwerking van je persoonsgegevens door ORAC in het kader van de personeels- en salarisadministratie.

De AVG/GDPR bepaalt dat je verschillende rechten hebt, zoals:

• recht op inzage,
• recht op rectificatie,
• recht op gegevens verwijderen (of 'recht op vergetelheid'),
• recht van bezwaar (op gebruik), en
• recht op dataportabiliteit. 
  

Sommige zijn van toepassing op alle verwerking van gegevens die op je betrekking hebben, andere zijn afhankelijk van het type verwerking dat wordt toegepast en de rechtsgrondslag waarop de verwerking plaatsvindt (contract, wettelijke verplichting, toestemming, gerechtvaardigd belang etc.)

Als je toestemming hebt gegeven, heb je te allen tijde het recht deze toestemming in te trekken; je kunt ons vragen geen contact meer met je op te nemen over carrièremogelijkheden en je persoonlijke gegevens in onze systemen te anonimiseren. Dit heeft echter geen invloed hebben op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór een dergelijke intrekking. Houd er rekening mee dat ORAC, ondanks het intrekken van de toestemming, nog steeds (een deel van) je persoonsgegevens kan verwerken of verplicht kan zijn (een deel van) je persoonsgegevens te verwerken op basis van een andere rechtsgrond (bijvoorbeeld een wettelijke verplichting).  

Als je een van de bovengenoemde rechten wilt uitoefenen, moet je verzoek het volgende bevatten: 

• het recht of de rechten die je wilt uitoefenen, EN
• de verwerking(en) waarop je vraag betrekking heeft EN
• je persoonlijke identificatiegegevens zodat we kunnen controleren of jij, de aanvrager, inderdaad de betrokkene bent van de vermelde verwerking.

Je kunt je recht uitoefenen door het gedateerde en ondertekende aanvraagformulier op te sturen naar

• per e-mail naar: [email protected], of
• per post naar: Biekorfstraat 32, 8400 Oostende, België
  

De uitoefening van je rechten is gratis, maar in het geval van duidelijk ongegronde of buitensporige verzoeken, biedt de AVG/GDPR de mogelijkheid om het verzoek te weigeren en redelijke kosten in rekening te brengen voor de bijbehorende administratieve kosten.  

In ieder geval zullen we je zo snel mogelijk en uiterlijk één maand na ontvangst van je verzoek op de hoogte stellen van de voortgang van je verzoek.

Als je van mening bent dat de werkgever je persoonlijke gegevens niet heeft beschermd of verwerkt in overeenstemming met de geldende regelgeving, heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35, 1000 BRUSSEL

Telefoon: +32 2 274.48.00

E-mail: [email protected]

Website: https://www.autoriteprotectiondonnees.be 

ORAC past technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen toe om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid te waarborgen van de informatiesystemen en -diensten waarin persoonsgegevens worden verwerkt.

Deze maatregelen omvatten fysieke en operationele beveiligingsmaatregelen, fysieke en system access controles, vertrouwelijkheidsclausules en continue sensibiliseringsactiviteiten bij de personen en derden die betrokken zijn bij het wervings- en selectieproces.